De VZW Pastorale Werken Emmaüs van de parochie in Destelbergen-Melle, afgekort VZW PWEmmaüs , Charles Lebonstraat 1, 9070 Heusden met als ondernemingsnummer BE 0678 630 410 houdt zich aan de toepasselijke wet- en regelgeving en beschermt persoonsgegevens volgende Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)/General Data Protection Regulation (GDPR) die van toepassing is sinds 25 mei 2018.
Verantwoordelijke voor de verwerking en bescherming van de persoonsgegevens
VZW Pastorale Werken Emmaüs van de parochie in Destelbergen-Melle, Charles Lebonstraat 1, 9070 Heusden
Contactpersoon: diaken Luk Thomas, Charles Lebonstraat 1, 9070 Heusden
diakenluk@gmail.com; tel. 09 252 41 50
Doelpubliek van deze privacyverklaring
Deze privacyverklaring is gericht aan personen die een aanvraag doen in de parochie op het grondgebied van de gemeenten Destelbergen en Melle, aan deelnemers van activiteiten die door de parochie worden georganiseerd en aan (gast-) medewerkers van (activiteiten van) de parochie.
Reden van de verwerking van persoonsgegevens
Persoonsgegevens worden door de PWEmmaüs VZW verwerkt voor de volgende doeleinden:
- uw aanvraag, aanmelding of inschrijving verwerken zodat deze kan worden gerealiseerd; hiermee worden bedoeld: aanvraag van een misintentie of bedevaart, aanmeldings- of inschrijvingsgegevens voor doopsel, eerste communie, vormsel en huwelijk, contactgegevens van de nabestaanden voor het verzorgen van een uitvaart
- u contacteren in geval uw aanvraag, aanmelding of inschrijving niet duidelijk of onvolledig is
- door u (al dan niet rechtstreeks) aangevraagde documenten aan u toesturen of bezorgen
- u contacteren voor en op de hoogte houden van de voorbereiding van het doopsel wanneer u een doopaanvraag heeft gedaan in onze parochie
- u contacteren en op de hoogte houden van de activiteiten in verband met de eerste communie wanneer uw kind is ingeschreven voor de eerste communie in onze parochie
- u contacteren en op de hoogte houden van de activiteiten in verband met de vormselcatechese wanneer uw kind is ingeschreven voor de vormselcatechese in onze parochie
- u contacteren en op de hoogte houden van de activiteiten in verband met de huwelijksvoorbereiding wanneer uw kerkelijk huwelijk in onze parochie zal plaatsvinden
- u uitnodigen voor: (1) de Lichtmisviering met kinderzegen wanneer uw kind in het afgelopen jaar gedoopt werd in onze parochie; (2) de dankviering wanneer uw kind in dat jaar de eerste communie of het vormselsacrament ontving; (3) de Allerzielenviering wanneer van een familielid in het afgelopen jaar (sinds Allerzielen van het jaar daarvoor) de uitvaart werd gehouden in onze parochie
- u contacteren in verband met een activiteit van de parochie waaraan u (eventueel als gast) uw medewerking verleent; dit geldt ook voor medewerkers aan de liturgie
- voldoen aan de wettelijke en reglementaire bepalingen waaraan PWEmmaüs VZW onderworpen is
- in het kader van de voorbereiding of uitvoering van een overeenkomst
Gegevens die worden verwerkt / bewaard
* Als u een ouder van een dopeling, eerstecommunicant of vormeling bent, dan vragen we naar de naam, voornaam, geboorteplaats en geboortedatum van het kind, naam, voornaam, telefoon en mailadres en adres van de personen die het ouderlijk gezag uitoefenen en relatie tot het kind en de gegevens van het doopsel van het kind (datum, plaats en adres bij het doopsel). Bij aanvraag doopsel wordt ook naam, voornaam en geboortedatum peter/meter opgevraagd. Bij aanvraag eerste communie en vormsel wordt ook de school gevraagd. Deze gegevens worden, samen met de toestemming en privacyverklaring opgevraagd via het formulier “aanvraagformulier doop, eerste communie of vormsel”.
* Als u huwt, dan vragen we naar de naam, voornaam, domicilie, toekomstig adres, telefoon, GSM, e-mailadres, gegevens van de ouders, geboorteplaats, geboortedatum, de gegevens van het burgerlijk huwelijk, de gegevens van het kerkelijk huwelijk, gegevens over de huwelijksstaat, eventuele huwelijksbeletsels. Deze gegevens worden opgevraagd via het huwelijksformulier.
* Als u een sacrament toegediend krijgt, nemen we dit op in onze parochieregisters conform kerkelijk recht zijnde het doopregister, huwelijksregister, vormselregister, overlijdensregister.
* Bij aanvraag van een misintentie worden volgende gegevens bewaard: naam, adres, telefoon en/of email.
* Van onze vrijwilligers vragen we naar de functie(s), naam, voornaam, geboortedatum, adres, mailadres, telefoon en gsm nummer.
* Van de misdienaars- of acolietengroep bewaren we: naam, voornaam, adres, telefoon, gsm en mailadres.
* Van de abonnees van onze nieuwsbrief bewaren we het mailadres.
* Het bankrekeningnummer wordt bewaard om overschrijvingen voor misintenties, abonnementen Kerk & Leven (parochieblad), inschrijvingsgeld voor activiteiten of giften te kunnen koppelen aan de juiste persoon (deze gegevens worden niet actief bewaard, maar kunnen na een overschrijving van u worden teruggezocht) en (om voorgangers en medewerkers van liturgische diensten te kunnen vergoeden
* De gegevens van de abonnees van Kerk & Leven worden bewaard en verwerkt op de servers van Halewijn. De verantwoordelijken voor deze gegevensbewerking zijn te contacteren via Kerk & Leven Halewijnlaan 92, 2050 Antwerpen. Deze gegevens worden eveneens lokaal bewaard om vragen van abonnees te beantwoorden.
Uw persoonlijke gegevens worden bewaard in de parochieregisters en in digitale bestanden op de computer van het secretariaat en in een cloudoplossing. De papieren lijsten zijn ook terug te vinden in het secretariaat. Deze gegevens kunnen geraadpleegd worden door de secretariaatsmedewerkers.
Voor de bovenstaande doelstellingen worden de volgende persoonsgegevens gevraagd en/of verwerkt:
Delen van gegevens
Persoonsgegevens worden nooit aan derden bezorgd, ook niet wanneer daarom wordt verzocht. Hierop gelden echter de volgende uitzonderingen:
- de gegevens die nodig zijn om een aanvraag (of verlenging) van een abonnement op Kerk & Leven mogelijk te maken worden bezorgd aan uitgeverij Halewijn
- de gegevens die nodig zijn om een inschrijving voor een door het bisdom georganiseerde activiteit (onder meer voor de vormselcatechese) mee te maken worden bezorgd aan de verantwoordelijken voor die activiteit bij het bisdom
- de gegevens die nodig zijn om een voor de parochie door derden georganiseerde activiteit bij de vormselvoorbereiding of de eerste communievoorbereiding te laten plaatsvinden, worden bezorgd aan de verantwoordelijken voor deze activiteit
- de gegevens die nodig zijn om de voorbereiding van de eerste communie op school mee te maken, worden bezorgd aan de eerste communie-verantwoordelijken van de scholen
Audiovisueel materiaal
Het is mogelijk dat er tijdens activiteiten foto’s of filmpjes gemaakt worden. Zonder expliciete toestemming zullen er enkel niet-gerichte foto’s of massafoto’s gemaakt worden. In het geval van de initiatiesacramenten of het huwelijk, houden we rekening met de ingevulde privacy formulieren.
Enkel van personen van wie de PWEmmaüs VZW beschikt over een schriftelijke toelating om herkenbaar in beeld te komen, kan eventueel audiovisueel materiaal gebruikt worden in de gedrukte communicatie van de parochie en op de parochiewebsite
https://www.parochiedestelbergenmelle.be
Bewaartermijn
De PWEmmaüs VZW bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt en maximaal tien jaar na het laatste gebruik of beëindiging van de samenwerking. Uitzondering hierop vormen de privacyverklaringen die maximaal 30 jaar bewaard worden en de registers van doopsels, vormsels, huwelijken en uitvaarten die tot in de eeuwigheid bewaard blijven.
Beveiliging van gegevens
De PWEmmaüs VZW neemt passende technische en organisatorische maatregelen om verzamelde persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking:
- De personen die namens PWEmmaüs VZW van uw gegevens kennis kunnen nemen (i.c. medewerkers van het parochiesecretariaat en van de lokale secretariaten, verantwoordelijken voor eigen parochiale activiteiten), zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
- De papieren gegevens (aanmeldings- of inschrijvingsformulieren, registers) worden in afgesloten kasten bewaard in een apart deel van het parochiesecretariaat of in de archiefruimte, enkel toegankelijk voor parochiemedewerkers, na akkoord van de verantwoordelijke.
- Er wordt een gebruikersnaam gehanteerd en een wachtwoordbeleid en er wordt gebruik gemaakt van beveiligingssoftware die systematisch geüpdatet wordt, op al de systemen waar persoonsgegevens verwerkt worden.
- Er worden back-ups gemaakt van de persoonsgegevens, maar enkel om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten; wanneer een nieuwe back-up wordt gemaakt, wordt de oude back-up verwijderd.
- De medewerkers van PWEmmaüs VZW, op welk niveau dan ook, zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens en houden zich aan de daartoe geldende richtlijnen
Rechten die gelden bij de bescherming en verwerking van gegevens
- Recht op informatie van wat er met uw persoonlijke gegevens gebeurt
- Recht op inzage en kopie van uw gegevens, zoals deze bewaard worden in de administratie
- Recht op aanpassing, aanvulling of correctie van uw gegevens
- Recht op bezwaar
- Recht op vergetelheid, of het verwijderen van uw gegevens. Dit recht kan enkel uitgeoefend worden voor zoverre het de uitvoering van administratieve of contractuele verplichtingen niet onmogelijk maakt. Dit betekent dat u als deelnemer niet 'vergeten' kan worden zolang er nog activiteiten zijn waarvoor u bent ingeschreven.
- Recht op het intrekken van de toestemming om uw gegevens bij te houden of te verwerken; dit geldt niet voor registers waar dat wettelijk onmogelijk is
- Recht op overdraagbaarheid
- Recht op beperking van verwerking
Als u uw rechten in verband met de AVG/GDPR wil uitoefenen, kan u ons contacteren via mail.
Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens of over de uitoefening van uw rechten, neem hierover dan direct contact met ons via parochiedestelbergenmelle@kerknet.be, of 09 252 41 50. Elk verzoek moet ondertekend en gedateerd zijn en - om zeker te zijn dat het verzoek door u is gedaan – dient u een kopie van de voorkant van uw identiteitskaart bij te voegen.
functionaris voor gegevensbescherming kerkelijke instanties:
De secretaris-generaal van de Bisschoppenconferentie van België
Adres: Interdiocesaan Centrum vzw, Guimardstraat 1, 1040 Brussel
Tel: 02/507 05 93 - e-mail: ce.belgica@interdio.be
Toezichthoudende autoriteit
Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
Tel. 02 274 48 00 - E-mail: commission@privacycommission.be
www.gegevensbeschermingsautoriteit.be
